문제

(Problem)

그 비용은 어떻게 청구할까요?


오늘도 열심히 하루 업무를 시작한 장그래는 어쩔 수 없이 개인 경비를 지출하게 되었습니다.

사실 회사 업무를 하면서 교통비, 복사비, 다과비 등의 다양한 개인 경비가 발생하게 됩니다.


문제는 내가 언제 얼마만큼의 개인 비용을 사용하였으며 회사에서 정산받을 수 있는가?입니다.

회사의 개인 비용 등을 효과적으로 처리할 수 있는 시스템이 필요합니다.


내 개인경비는 어떻게 처리되고 있을까?


대부분의 중소기업에서 ERP나 세무회계 프로그램을 전문적으로 다루기 어렵기 때문에 회계사나 세무사에게 기장대행을 맞기고 있습니다. 

기장 대행시 가장 증빙이 까다로운 것이 바로 개인 경비입니다.

왜냐하면 대부분 영수증과 같은 종이로된 증빙 서류가 있어야 하기 때문입니다.


매번 영수증을 종이로 모아야 하나?


통장 거래내역이나 신용카드 거래내역 등을 통하여 회계사나 세무사에게 증빙할 수 있지만 개인 경비는 제대로 증빙하기 어렵기 때문입니다. 매번 영수증과 같은 비용 관련 서류를 종이로 보관하고 관리하는 것도 큰 일입니다.


시스템이 없으니 종이를 위한 일을 하는구나!


중소기업을 관리하는 CEO입장에서도 어렵기는 마찬가지 입니다.

얼마만큼의 비용을 어떤 목적으로 어떻게 사용하는지 한눈에 알고 싶지만, ERP나 세무회계 프로그램을 자체적으로 사용하기에는 너무 어렵거나 비용이 많이 들기 때문입니다.


더 정확하게 알고 싶다.


문제를 요약하면 다음과 같습니다.


1. 얼마나 개인경비를 사용하였고 정산은 어떻게 처리되는지 알고 싶다. 

(직원의 Needs)


2. 개인 경비 처리 등을 위한 프로세스와 시스템이 필요하다. 

(회사의 Needs)


3. 비용 정산 관련 자료를 회계사나 세무사에게 쉽게 전달 및 처리하고 싶다. 

(회계 담당자의 Needs)


4. 회사의 비용이 얼마나 어떤 목적으로 사용되는지 한눈에 알고 싶다. 

(CEO의 Needs)


이 문제를 해결하기 위하여 여러사람의 통찰이 필요합니다.


우리 같이 고민해보자!




해결책

(Solution)

대부분의 중소기업은 시스템이 없기 때문에 위에서 언급한 문제들을 효과적으로 풀 수 있는 방법을 찾기가 어렵습니다.

그래서 대부분 종이로 지출결의서를 만들고 회계 담당자와 회계사 및 세무사가 함께 일하게 됩니다. 

하지만 회사의 그 많은 비용을 모두 처리하기에는 부족한 것이 사실입니다.


회계 담당자가 혼자 모든 회계를 처리할 수 없다!


개인 경비 처리가 필요한 직원회사의 회계 담당자승인권자회계사 및 세무사회사 전체가 만족할 시스템의 도입이 필요한 시점입니다.


Docswave(https://www.docswave.com)은 이러한 문제를 가장 쉽게 해결해 줍니다.


1. 얼마나 개인경비를 사용하였고 정산은 어떻게 처리되는지 알고 싶다. 

(직원의 Needs)

Docswave는 워크플로우 시스템으로 개인 경비 처리 절차를 쉽게 자동화 할 수 있습니다.

일반 직원인 장그래 입장에서는 개인이 지출한 경비에 대하여 청구를 요청할 수 있는 시스템이 바로 Docswave 입니다.


쉽게 Docswave에 접속하여 다음과 같이 지출결의서를 작성하면 됩니다.


개인 경비 청구를 위하여 지출결의서를 작성합니다.

그리고 영수증을 첨부하면 됩니다.

영수증을 첨부 파일로 등록하면 끝!


마지막으로 본 지출결의에 대한 프로세스를 지정하면 됩니다.

이 부분은 회사의 정책과 연결되어 있습니다.



2. 개인 경비 처리 등을 위한 프로세스와 시스템이 필요하다. 

(회사의 Needs)

회사의 모든 업무는 일정한 프로세스를 가지고 있습니다.

회사가 체계적인지에 대한 여부는 시스템이 있는가 없는가로 구분되며 시스템은 일정한 프로세스를 가지고 있습니다.

여러분의 회사가 체계가 없다는 의미는 프로세스가 명확하지 않으며 이를 운영할 수 있는 시스템이 없다는 의미입니다.

따라서 개인 경비 등의 비용을 처리하기 위한 프로세스를 먼저 정립하고 이를 운영할 시스템일 도입하는 것이 다음 순서입니다.


김부련 대표는 이 문제를 해결하기 위하여 다음과 같은 프로세스를 정립하였습니다.

온길 인터내셔널의 공통 비용 처리 프로세스


오상식 부장이 1차 승인권자이며, 김부련 대표가 비용에 대한 최종 확인을 하는 승인권자로 설정하였습니다.

그리고 회람자로 이 모든 프로세스가 진행될때마다 회계 담당자인 조아영 사원이 회계처리 과정을 확인할 수 있도록 회람자로 설정하였습니다.

특이한 점은 외부 수신자로 김재무 회계사를 넣었다는 것입니다.


Docswave는 특이하게 외부 수신자라는 개념을 가지고 있습니다. 

즉 본 프로세스가 최종 승인되면 수신자에게 그 결과가 전달되는데 회계사나 세무사와 같은 외부에서 회사를 도와주는 분들까지 프로세스에 함께 넣어서 최종 결과를 확인할 수 있다는 의미입니다.


이 경우 회사의 지출 관련된 프로세스 처리 내역을 담당 회계사나 세무사가 바로 바로 확인할 수 있어 회사의 업무를 즉시 파악할 수 있다는 장점이 있습니다.

이를 응용하면 회사의 프로세스 중 외부 협력사나 관계사에 업무에 관련된 내용을 바로 바로 자동으로 전달할 수 있습니다.


김부련 대표는 이렇게 정의된 프로세스를 Docswave 시스템에 등록하여 앞으로 비용 관련된 처리에 대한 회사의 프로세스를 정립하였습니다.


그리고 장그래는 아무 걱정없이 김부련 대표가 정의한 비용처리 프로세스를 설정하여 비용 처리를 완료하였습니다.

장그래가 한방에 끝낸 지출결의 프로세스!


이제 장그래는 통장에 개인 지출한 비용이 입금되기만을 기다리면 됩니다. 

더 이상 비용 처리에 대하여 걱정하지 않아도 됩니다.


그리고 오상식 부장과 김부련 대표는 비용 처리의 타당성을 쉽고 빠르게 검토하고 승인이 완료되면 조아영 사원은 비용만 입금하면 됩니다.


Docswave를 이용하면 복잡한 ERP나 세무회계 프로그램이 없어도 비용 지출에 대한 프로세스를 정립하고 빠르게 시스템으로 처리할 수 있습니다.


이제 더 중요한 일에 집중!



3. 비용 정산 관련 자료를 회계사나 세무사에게 쉽게 전달 및 처리하고 싶다. 

(회계 담당자의 Needs)

하지만 회계 담당자인 조아영 사원의 고민은 완전히 해결되지 않았습니다.

왜냐하면 결국 비용 처리를 마무리하기 위해서는 김재부 회계사에게 월별로 데이터를 모아서 보내야 하기 때문입니다.


담당 회계사에게 매월 / 매건 이렇게 회계 처리를 위한 데이터를 보내고 증빙 자료를 보내야하는 조아영 사원은 어떻게 더 쉽게 업무를 처리할 수 있을까요?


Docswave는 이러한 문제를 한번에 해결하기 위하여 지출통계를 제공합니다.

지출통계에서 조회된 내용을 Excel로 다운로드 할 수 있다.


지출 통계 메뉴에 가서 간단하게 조직원이나 기간을 검색하면 지출결의 리스트를 한번에 확인할 수 있고 Excel 다운로드를 통하여 정리된 Excel 데이터를 바로 김재무 회계사에게 보내기만 하면 되기 때문입니다.


김재무 회계사 입장에서는 Docswave에 비용처리 프로세스에 수신자로 함께 등록되어 있어 회사의 비용처리에 관한 사항을 항상 확인할 수 있고 바로 바로 증빙자료까지 볼 수 있어 매우 편리합니다.

특히 증빙에 관한 사항은 건별로 바로 바로 첨부파일을 열어 확인할 수 있기 때문에 월말이나 분기 결산시 특별히 증빙자료를 요청할 필요가 없기 때문입니다.


메일로 바로 확인하는 첨부파일과 상세 내용


매번 증빙 자료를 요청받고 확인해야 하는 번거로움에서 벗어난 김재무 회계사는 Docswave를 통해 회사의 재무사항에 대한 상세한 조언과 컨설팅에 더 집중할 수 있게 되었습니다.


 

4. 회사의 비용이 얼마나 어떤 목적으로 사용되는지 한눈에 알고 싶다. 

(CEO의 Needs)


오늘도 외부에서 회사의 발전을 위해서 열심히 노력하고 있는 김부련 대표는 이동하는 차안에서 장그래 사원의 지출결의를 메일로 확인하고 바로 승인 처리를 완료하였습니다.

이제 스마트 폰에서 쉽고 빠르게 의사결정을 완료하여 회사가 더 빠르고 효과적으로 업무를 처리할 수 있다는 생각에 Docswave 도입에 만족하였습니다. 


한방에 끝나는 의사결정!


하지만, 이번달에 지출된 금액은 얼마이지 하는 궁금증은 해소하지 못하였습니다.

이 역시 Docswave의 지출 통계로 한번에 확인할 수 있습니다.


계정별 비용 지출 현황


김부련 대표는 이로서 비용에 대한 사항을 쉽게 확인할 수 있게 되었습니다.


모두가 행복한 회사로 한발 더 나아가고 있습니다. :-)


한건 했어!!



결과

(Consequence)

결국 프로세스와 시스템을 통하여 효율성을 추구하는 회사의 업무에서 회사의 현황과 비용 등을 따져서 가장 합리적인 발전을 하는 것이 중요합니다.

이 중 개인 비용 지출과 같은 비용처리 부분은 민감한 사항이지만 합리적인 프로세스와 시스템을 통하여 회사의 규모에 맞게 발전할 수 있습니다.


다른 고민도 풀어보자!


Docswave는 여러분이 조금 더 발전할 수 있도록 돕는 시스템입니다.

아직도 종이로 지출결의 문서를 작성하고 영수증을 풀을 붙여가면서 언제 처리될지 모르는 비용 처리를 하고 계시다면 이번 기회에 쉽고 빠르고 명확하게 확인할 수 있는 Docswave 를 도입해보세요!


Docswave를 도입하시면 본인의 경비 처리가 명확해지고, 회계 담당자의 업무가 줄어들며, 회계사의 빠른 처리가 가능하고, 대표이사의 궁금증도 해소되고, 회사의 프로세스가 명확해지니 1석 5조입니다.


지금 바로 빠른 개인경비 정산을 위하여 "좋아요!"를 누르세요 ;-)


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WRITTEN BY
jangsunjin
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